Outils pour utilisateurs

Outils du site


procedures

Procédures de bibliothèques

Procédures

Directives

  • Directive sur la reproduction d'oeuvres protégées par le droit d'auteur - disponibilité sur demande (INSPQ)
  • Directive sur les abonnements - disponibilité sur demande (INSPQ)
  • Directive sur les acquisitions de documents - disponibilité sur demande (INSPQ)

Formulaires

Abonnements

Cette section a été ajoutée par Vicky Tessier à la suite de la rencontre de la FMD3S du 28 octobre 2020 sur la négociation des abonnements annuels.

Négocier un abonnement numérique

  1. Comprendre comment fonctionnent les adresses IP de son organisation à l'aide de sa Direction des ressources informationnelles
    1. Quelles sont les plages d'adresses IP à fournir aux éditeurs/fournisseurs?
    2. Les adresses publiques de sortie Internet sont-elles utilisées de façon aléatoire (round robin)? Autre fonctionnement?
    3. Tous les sites y ont-ils accès? Toutes les équipes?
    4. À qui s'adresser pour qu'une nouvelle ressource soit autorisée par le pare-feu organisationnel?
    5. Idéalement, avoir une personne-ressource pour être avisé de tout changement au niveau des adresses IP avant que le changement ait lieu (et la sensibiliser à l'impact d'un tel changement sur les abonnements numériques)
    6. Pour voir quelle adresse IP est utilisée à un poste (mais cela varie de façon aléatoire avec un round robin) :
      1. Base de données d'Ovid → Recherche libre → saisir USERINFO dans la boîte de recherche → Rechercher → en haut de l'écran, dans un bandeau jaune, les infos User ID et User Addr. s'affichent
      2. Pour autres produits : https://whatismyipaddress.com/
  2. Repérer et consigner toute statistisque pertinente en en précisant la date et la source
  3. Consulter le site du fournisseur pour déterminer son modèle d'affaires
    1. Abonnement institutionnel mutisite disponible?
    2. Site = site physique ou organisation?
    3. Coût selon un nombre variable d'accès simultanés?
    4. Coût selon une fourchette de prix (ex. : tiers correspondant à des entités spécfiques quant à la nature de l'organisation, au nombre d'employés ÉTC - équivalents temps complet -, au nombre de sites, etc.)
    5. Conditions d'utilisation (terms and conditions)
      1. S'il y a des conditions mentionnées sur le site du fournisseur, faire une impression PDF de la page et l'enregistrer dans le dossier xyz
        1. Ex. : PEB (ex. : Canada seulement? Interdit? Par transmission imprimée seulement?…)
      2. Si le fournisseur ne précise de telles conditions d'utilisation ni sur son site, ni dans une licence, convenir avec lui par courriel d'utilisations permises et garder une trace des courriels échangés dans le dossier xyz
    6. Accès perpétuel si désabonnement?
    7. Compte admin?
    8. Stats d'utilisation?
    9. Demande de soumission par courriel (adresse courriel, représentant) ou par un formulaire Web
    10. Accès numérique par IP? Par codes? Mobile? (Si oui, comment l'activer?)
  4. Premier courriel ou formulaire Web pour une telle soumission : aller à l'essentiel (ne donner aucune statistique)
    1. Objet du courriel : Quote for an institutional electronic multisite subscription (account no.: abc)
    2. Jusqu'à maintenant, abonnement institutionnel papier (no de compte)
    3. Soumission pour un abonnement numérique institutionnel multisite par adresses IP pour l'année 2021 (institutional electronic multisite subscription by IP addresses for 2021)
    4. Si par courriel : demander une confirmation de lecture
    5. Si par formulaire Web : faire une impression PDF du formulaire (PDF combiné formulaire avant l'envoi ET confirmation) et le classer dans le dossier yxz
  5. Réponse du fournisseur :
    1. Si le fournisseur a un modèle simple (ex. : un seul prix peu importe le type d'organisation) ou qu'il propose un coût raisonnable, passer à l'étape 6 ou 7 selon le cas
    2. Si le fournisseur demande des précisions (nbr d'employés équivalents temps complet - ÉTC, nbr de lits, nbr de sites, etc.) ou s'il propose un coût déraisonnable (ex. : beaucoup plus élevé que le papier), faire signe à la bibliothécaire pour la suite des négociations
  6. Deuxième courriel expliquant la réalité des CI(U)SSS si requis
    1. Préciser, si c'est stratégique :
      1. Pour une revue spécialisée (ex. : Annals of Internal Medicine) : le nombre d'usagers potentiels (bassin très réduit de spécialistes concernés; ex. : 50 internistes et 10 personnes pour le Service des bibliothèques) en fonction du sujet
      2. L'utilisation courante d'une ressource comparable
    2. Insister sur l'inadéquation du modèle d'affaires proposé et la réalité des CI(U)SSS
  7. Licence proposée par le fournisseur :
    1. Ne pas hésiter à l'annoter pour en modifier des clauses si requis
      1. Ex. : si un fournisseur précise que l'accès est autorisé au site associé à l'adresse de facturation malgré les premiers échanges indiquant que les adresses IP englobent tout le CI(U)SSS, raturer cette information et indiquer que l'accès est autorisé à tout le CI(U)SSS
    2. Ajouter toute phrase requise par les processus institutionnels (à valider avec le Service de l'approvisionnement)
      1. Ex.dans un contrat en anglais : The parties have expressly requested that this Agreement and its appendix be drafted in English only. (Les parties ont exprimé leur volonté expresse que cette entente et chacune de ses annexes soient rédigées en anglais seulement)
    3. Ne rien signer tant que la licence ne correspond pas à la réalité
    4. Garder une trace des versions et des courriels dans le dossier xyz
    5. Consigner toute clause importante au travail de l'équipe aux endroits appropriés (wiki, fichier Excel…)
  8. Éléments à préciser pour la facture, la création d'un compte admin et l'accès en ligne (omettre les signes diacritiques)
    1. Organisation (nom complet) :
    2. Adresse de facturation :
    3. Adresse de livraison :
    4. Bannière (banner; forme brève du nom pour l'accès en ligne) :
    5. Compte admin (par la bibliothécaire)
      1. Adresses IP :
      2. Tout autre paramétrage requis
  9. Intégration ou mise à jour dans les systèmes :
    1. DOCLINE
      1. Aviser les responsables du PEB des conditions d'utilisation relatives au PEB (ex. : limité à son propre pays)
    2. Koha (856, liste publique xyz…)
    3. Fichier Excel pour les abonnements
    4. Wiki
  10. Suivi avec la DRI (par le (la) bibliothécaire) :
    1. Paramétrage de la ressource numérique dans le pare-feu institutionnel
    2. Ajout dans l'intranet
  11. Si on constate un conflit avec une autre bibliothèque ou organisation :
    1. Joindre le (la) bibliothécaire concerné(e) pour mieux comprendre la situation
    2. Se mettre réciproquement en cc des échanges avec le fournisseur
  12. Aviser la coordonnatrice du Consortium des ressources électroniques du RUISSS de l'UdeM de tout changement au niveau de ses adresses IP

Cibler la disponibilité ou la conservation de revues

procedures.txt · Dernière modification: 2020/11/30 20:19 par Vicky Tessier