Biblio3S

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====== Procédures de bibliothèques ======

===== Procédures =====

  * {{:procedure-gestion-doublons.docx|Procédure de dédoublonnage des références bibliographiques}}  (INSPQ)

===== Directives =====

  * //Directive sur la reproduction d'oeuvres protégées par le droit d'auteur //- disponibilité sur demande (INSPQ)
  * //Directive sur les abonnements //- disponibilité sur demande (INSPQ)
  * //Directive sur les acquisitions de documents//  - disponibilité sur demande (INSPQ)
===== Formulaires =====

  * {{:demande_d_achat_de_volumes_de_rapports_etc.doc|Formulaire d'acquisition de documents}}  (demande d'achat de volumes, de rapports, etc.) (INSPQ)
  * {{:demande_ou_suggestion_d_abonnement.doc|Formulaire de suggestion ou de demande d'abonnement }}  (INSPQ)
  * {{:formulaire-dedoublonnage.docx|Formulaire Demande de dédoublonnage des références bibliographiques}}  (INSPQ)

===== Abonnements =====

Cette section a été ajoutée par Vicky Tessier à la suite de la rencontre de la FMD3S du 28 octobre 2020 sur la négociation des abonnements annuels.

==== Négocier un abonnement numérique ====

  - Comprendre comment fonctionnent les adresses IP de son organisation à l'aide de sa Direction des ressources informationnelles
      - Quelles sont les plages d'adresses IP à fournir aux éditeurs/fournisseurs?
      - Les adresses publiques de sortie Internet sont-elles utilisées de façon aléatoire (//round robin//)? Autre fonctionnement?
      - Tous les sites y ont-ils accès? Toutes les équipes?
      - À qui s'adresser pour qu'une nouvelle ressource soit autorisée par le pare-feu organisationnel?
      - Idéalement, avoir une personne-ressource pour être avisé de tout changement au niveau des adresses IP **avant**  que le changement ait lieu (et la sensibiliser à l'impact d'un tel changement sur les abonnements numériques)
      - Pour voir quelle adresse IP est utilisée à un poste (mais cela varie de façon aléatoire avec un //round robin//) :
        - Base de données d'Ovid → //Recherche libre//  → saisir USERINFO dans la boîte de recherche → //Rechercher//  → en haut de l'écran, dans un bandeau jaune, les infos //User ID //et //User Addr. //s'affichent
        - Pour autres produits : https://whatismyipaddress.com/
  - Repérer et consigner toute statistisque pertinente en précisant la date et la source
      - Voir le modèle proposé : http://santeco1.wwwmi3-ss12.a2hosted.com/wiki/!biblio3s/lib/exe/fetch.php?media=abo-modele-stats-courantes-negos.docx
  - Consulter le site du fournisseur pour déterminer son modèle d'affaires
      - Abonnement institutionnel mutisite disponible?
      - Site = site physique ou organisation?
      - Coût selon un nombre variable d'accès simultanés?
      - Coût selon une fourchette de prix (ex. : tiers correspondant à des entités spécfiques quant à la nature de l'organisation, au nombre d'employés ÉTC - équivalents temps complet -, au nombre de sites, etc.)
      - Conditions d'utilisation (//terms and conditions//)
        - S'il y a des conditions mentionnées sur le site du fournisseur, faire une impression PDF de la page et l'enregistrer dans le dossier xyz
          - Ex. : PEB (ex. : Canada seulement? Interdit? Par transmission imprimée seulement?…)
        - Si le fournisseur ne précise de telles conditions d'utilisation ni sur son site, ni dans une licence, convenir avec lui par courriel d'utilisations permises et garder une trace des courriels échangés dans le dossier xyz
      - Accès perpétuel si désabonnement?
      - Compte admin?
      - Stats d'utilisation?
      - Demande de soumission par courriel (adresse courriel, représentant) ou par un formulaire Web
      - Accès numérique par IP? Par codes? Mobile? (Si oui, comment l'activer?)
  - Premier courriel ou formulaire Web pour une telle soumission : aller à l'essentiel (ne donner aucune statistique)
      - Objet du courriel : Quote for an institutional electronic multisite subscription (account no.: abc)
      - Jusqu'à maintenant, abonnement institutionnel papier (no de compte)
      - Soumission pour un abonnement numérique institutionnel multisite par adresses IP pour l'année 2021 (//institutional electronic multisite subscription by IP addresses for 2021//)
      - Si par courriel : demander une confirmation de lecture
      - Si par formulaire Web : faire une impression PDF du formulaire (PDF combiné formulaire avant l'envoi ET confirmation) et le classer dans le dossier yxz
  - Réponse du fournisseur :
      - Si le fournisseur a un modèle simple (ex. : un seul prix peu importe le type d'organisation) ou qu'il propose un coût raisonnable, passer à l'étape 6 ou 7 selon le cas
      - Si le fournisseur demande des précisions (nbr d'employés équivalents temps complet - ÉTC, nbr de lits, nbr de sites, etc.) ou s'il propose un coût déraisonnable (ex. : beaucoup plus élevé que le papier), déterminer la meilleure approche pour la suite des négociations
  - Deuxième courriel expliquant la réalité des CI(U)SSS si requis
      - Voir le modèle proposé : http://santeco1.wwwmi3-ss12.a2hosted.com/wiki/!biblio3s/lib/exe/fetch.php?media=abo-modele-stats-courantes-negos.docx
      - Préciser, si c'est stratégique :
        - Pour une revue spécialisée (ex. : //Annals of Internal Medicine//) : le nombre d'usagers potentiels (bassin très réduit de spécialistes concernés; ex. : 50 internistes et 10 personnes pour le Service des bibliothèques) en fonction du sujet
        - L'utilisation courante d'une ressource comparable
      - Insister sur l'inadéquation du modèle d'affaires proposé et la réalité des CI(U)SSS
  - Licence proposée par le fournisseur :
      - Ne pas hésiter à l'annoter pour en modifier des clauses si requis
        - Ex. : si un fournisseur précise que l'accès est autorisé au site associé à l'adresse de facturation malgré les premiers échanges indiquant que les adresses IP englobent tout le CI(U)SSS, raturer cette information et indiquer que l'accès est autorisé à tout le CI(U)SSS
      - Ajouter toute phrase requise par les processus institutionnels (à valider avec le Service de l'approvisionnement)
        - Ex.dans un contrat en anglais : The parties have expressly requested that this Agreement and its appendix be drafted in English only. //(Les parties ont exprimé leur volonté expresse que cette entente et chacune de ses annexes soient rédigées en anglais seulement)//
      - Ne rien signer tant que la licence ne correspond pas à la réalité
      - Garder une trace des versions et des courriels dans le dossier xyz
      - Consigner toute clause importante au travail de l'équipe aux endroits appropriés (wiki, fichier Excel…)
  - Éléments à préciser pour la facture, la création d'un compte admin et l'accès en ligne (omettre les signes diacritiques)
      - Organisation (nom complet) :
      - Adresse de facturation :
      - Adresse de livraison :
      - Bannière (//banner//; forme brève du nom pour l'accès en ligne) :
      - Compte admin (par la bibliothécaire)
        - Adresses IP :
        - Tout autre paramétrage requis
        - Lié à une adresse courriel générique (et non personnelle)
  - Intégration ou mise à jour dans les systèmes :
      - DOCLINE
        - Aviser les responsables du PEB des conditions d'utilisation relatives au PEB (ex. : limité à son propre pays)
      - Koha (856, liste publique xyz…)
      - Fichier Excel pour les abonnements
      - Wiki
  - Suivi avec la DRI :
      - Paramétrage de la ressource numérique dans le pare-feu institutionnel
      - Ajout dans l'intranet
  - Si on constate un conflit avec une autre bibliothèque ou organisation :
      - Joindre le (la) bibliothécaire concerné(e) pour mieux comprendre la situation
      - Se mettre réciproquement en cc des échanges avec le fournisseur
  - Aviser la coordonnatrice du Consortium des ressources électroniques du RUISSS de l'UdeM de tout changement au niveau de ses adresses IP

==== Consortiums ====

  * Victorian Health Libraries Consortium (VHLC) : https://vhlcblog.wordpress.com/      * Objectif : "Representing & advocating for Victorian Health Libraries, in purchasing negociations with publishers & agents"
      * À consulter : notamment la section Publications, dont :
        * License Checklist : https://vhlcblog.files.wordpress.com/2022/07/license-checklist-vhlc-upd.docx
        * Advice for Health Library Managers : https://vhlcblog.files.wordpress.com/2019/06/vhlc-advice-for-health-library-managers.pdf
      * Ressources proposées à VT par Teodora Constantinescu (2021-06-15)
  * Canadian Virtual Health Library = Bibliotheque virtuelle canadienne de la santé
      * De 2008 à 2014 (soit le temps d'une subvention), consortium pancanadien qui souhaitait traiter des abonnements de groupe dans le domaine de la santé
      * En 2009-2010, la Cochrane Library a été rendue disponible à tous les Canadiens par Wiley
      * Infos : https://papyrus.bib.umontreal.ca/xmlui/handle/1866/8400
  * Lecture suggérée : Barrett, A., & Hancock, K. (2021). Access to Evidence-based Research for Unaffiliated Healthcare Providers and Policymakers : A Canada-wide Environmental Scan with Consideration of Options for Nova Scotia. https://dalspace.library.dal.ca/bitstream/handle/10222/80317/AccesstoResearch_Unaffiliated_ES.pdf      * "The goal of this environmental scan is to identify the type of health information models implemented across Canada that allow unaffiliated healthcare providers and provincial health ministry employees to access published evidence-based health research. The audience for this report is primarily health information decision-makers within Nova Scotia, but the scan and discussion may be of interest to a wider group of information professionals who are struggling with similar issues in other jurisdictions."

==== Cibler la disponibilité ou la conservation de revues ====

  * Titres disponibles par DOCLINE (Freeshare, gratuit, non Freeshare ou gratuit) : 
    * Mise à jour de 2023 : https://extranet.santecom.qc.ca/wiki/!biblio3s/lib/exe/fetch.php?media=20231004-inspq-docline-liste-freeshare-efts-fonds.xlsx
    
  * MedPrint :
      * https://www.nlm.nih.gov/psd/printretentionmain.html
      * MedPrint Titles - Commitment by Title : https://www.nlm.nih.gov/psd/MedPrint_titles_library_count.pdf
  * WorldCat (OCLC) et Registre de conservation des archives imprimées (PAPR; CRL)
      * Registre de conservation des archives imprimées (PAPR) du CRL : https://www.crl.edu/archiving-preservation/print-preservation/papr-database
      * http://papr.crl.edu/program/54/medical-serials-print-preservation-program
      * Imprimés partagés et la collection collective d'OCLC : https://www.oclc.org/fr/shared-print.html