Procédures de bibliothèques

Procédures

Procédure de dédoublonnage des références bibliographiques (INSPQ)

Directives

Directive sur la reproduction d'oeuvres protégées par le droit d'auteur - disponibilité sur demande (INSPQ)
Directive sur les abonnements - disponibilité sur demande (INSPQ)
Directive sur les acquisitions de documents - disponibilité sur demande (INSPQ)

Formulaires

Formulaire d'acquisition de documents (demande d'achat de volumes, de rapports, etc.) (INSPQ)
Formulaire de suggestion ou de demande d'abonnement (INSPQ)
Formulaire Demande de dédoublonnage des références bibliographiques (INSPQ)

Abonnements

Négocier un abonnement numérique

Repérer et consigner toute statistisque pertinente en en précisant la date et la source
1. Voir le modèle proposé : http://santeco1.wwwmi3-ss12.a2hosted.com/wiki/!biblio3s/lib/exe/fetch.php?media=abo-modele-stats-courantes-negos.docx
Consulter le site du fournisseur pour déterminer son modèle d'affaires
1. Abonnement institutionnel mutisite disponible?
2. Site = site physique ou organisation?
3. Coût selon une fourchette de prix (ex. : tiers correspondant à des entités spécfiques quant à la nature de l'organisation, au nombre d'employés ÉTC - équivalents temps complet -, au nombre de sites, etc.)
4. Conditions d'utilisation (terms and conditions)
  1. S'il y a des conditions mentionnées sur le site du fournisseur, faire une impression PDF de la page et l'enregistrer dans le dossier xyz
    1. Ex. : PEB (ex. : Canada seulement? interdit? par transmission imprimée seulement?…)
  2. Si le fournisseur ne précisent de telles conditions d'utilisation ni sur son site, ni dans une licence, convenir avec lui par courriel d'utilisations permises et garder une trace des courriels échangés dans le dossier xyz
5. Compte admin?
6. Stats d'utilisation?
7. Demande de soumission par courriel (adresse courriel, représentant) ou par un formulaire Web
8. Accès numérique par IP? Par codes? Mobile? (Si oui, comment l'activer?)
Premier courriel ou formulaire Web pour une telle soumission : aller à l'essentiel (ne donner aucune statistique)
1. Objet du courriel : Quote for an institutional electronic multisite subscription (account no.: abc)
2. Jusqu'à maintenant, abonnement institutionnel papier (no de compte)
3. Soumission pour un abonnement numérique institutionnel multisite par adresses IP pour l'année 2021 (institutional electronic multisite subscription by IP addresses for 2021)
4. Si par courriel : demander une confirmation de lecture
5. Si par formulaire Web : faire une impression PDF du formulaire (PDF combiné formulaire avant l'envoi ET confirmation) et le classer dans le dossier yxz
Réponse du fournisseur :
1. Si le fournisseur a un modèle simple (ex. : un seul prix peu importe le type d'organisation) ou qu'il propose un coût raisonnable, passer à l'étape 6 ou 7 selon le cas
2. Si le fournisseur demande des précisions (nbr d'employés équivalents temps complet - ÉTC, nbr de lits, nbr de sites, etc.) ou s'il propose un coût déraisonnable (ex. : beaucoup plus élevé que le papier), faire signe à la bibliothécaire pour la suite des négociations
Deuxième courriel expliquant la réalité des CI(U)SSS si requis
1. Voir le modèle proposé : http://santeco1.wwwmi3-ss12.a2hosted.com/wiki/!biblio3s/lib/exe/fetch.php?media=abo-modele-stats-courantes-negos.docx
2. Revue spécialisée (ex. : Annals of Internal Medicine) : préciser, si c'est stratégique (ex. : bassin très réduit de spécialistes concernés) le nombre d'usagers potentiels (ex. : 50 internistes et 10 personnes pour le Service des bibliothèques)
Licence proposée par le fournisseur :
1. Ne pas hésiter à l'annoter pour en modifier des clauses si requis
  1. Ex. : si un fournisseur précise que l'accès est autorisé au site associé à l'adresse de facturation malgré les premiers échanges indiquant que les adresses IP englobent tout le CI(U)SSS, raturer cette information et indiquer que l'accès est autorisé à tout le CI(U)SSS
2. Ne rien signer tant que la licence ne correspond pas à la réalité
3. Garder une trace des versions et des courriels dans le dossier xyz
Éléments à préciser pour la facture, la création d'un compte admin et l'accès en ligne (omettre les signes diacritiques)
1. Organisation (nom complet) :
2. Adresse de facturation :
3. Adresse de livraison :
4. Bannière (banner; forme brève du nom pour l'accès en ligne) :
5. Compte admin (par la bibliothécaire)
  1. Adresses IP :
  2. Tout autre paramétrage requis
Intégration ou mise à jour dans les systèmes :
1. DOCLINE
2. Koha (856, liste publique xyz…)
3. Fichier Excel pour les abonnements
4. Wiki
Suivi avec la DRI (par le (la) bibliothécaire) :
1. Paramétrage de la ressource numérique dans le pare-feu institutionnel
2. Ajout dans l'intranet
Si on constate un conflit avec une autre bibliothèque ou organisation :
1. Joindre le (la) bibliothécaire concerné(e) pour mieux comprendre la situation
2. Se mettre réciproquement en cc des échanges avec le fournisseur

Cibler la disponibilité ou la conservation de revues

Titres disponibles par DOCLINE (Freeshare, gratuit, non Freeshare ou gratuit) : http://extranet.santecom.qc.ca/wiki/!biblio3s/lib/exe/fetch.php?media=20190402-inspq-docline-liste-freeshare-efts.xlsx
MedPrint :
- https://www.nlm.nih.gov/psd/printretentionmain.html
- http://http://papr.crl.edu/program/54/medical-serials-print-preservation-program
- MedPrint Titles - Commitment by Title : https://www.nlm.nih.gov/psd/MedPrint_titles_library_count.pdf
WorldCat (OCLC) et Registre de conservation des archives imprimées (PAPR; CRL)
- Registre de conservation des archives imprimées (PAPR) du CRL : https://www.crl.edu/archiving-preservation/print-preservation/papr-database
- Imprimés partagés et la collection collective d'OCLC : https://www.oclc.org/fr/shared-print.html